POLITIQUE VIE PRIVÉE – PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)

JH’aide – Julie Havaux

Dernière mise à jour : novembre 2025

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

JH’aide – Julie Havaux

Chaussée romaine 17A, 7830 Graty – Belgique

TVA : BE 1022.763.347

📧 info@jhaide.be

📞 0471/94.29.62

🌐 www.jhaide.be

JH’aide agit en qualité de responsable du traitement au sens de l’article 4, 7) du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) lorsqu’elle détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de ses activités.

Dans certaines prestations, JH’aide agit également en qualité de sous-traitant au sens de l’article 4, 8) du RGPD, pour le compte de ses clients, lesquels déterminent alors les finalités et moyens du traitement.

Ces situations sont encadrées conformément à l’article 28 du RGPD et aux Conditions Générales de Vente.

JH’aide n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données (DPO) au sens de l’article 37 du RGPD, au regard de la nature et de l’ampleur des traitements réalisés.

2. Champ d’application

La présente Politique Vie Privée s’applique à tout traitement de données personnelles effectué par JH’aide, notamment dans le cadre :

• De la gestion des clients et prospects,
• De l’exécution de prestations d’assistance administrative,
• De missions de community management,
• De l’organisation et de la coordination d’événements,
• De l’utilisation et de la gestion du site internet,
• Du respect des obligations légales, comptables et fiscales,
• De la gestion des réclamations, litiges et procédures précontentieuses ou contentieuses.

Lorsque JH’aide traite des données personnelles pour le compte de ses clients, elle agit soit en qualité de sous-traitant, soit en qualité de responsable de traitement distinct, selon la nature de la mission confiée, conformément aux Conditions Générales de Vente.

La présente politique complète les Conditions Générales de Vente lorsque celles-ci font référence au traitement de données personnelles.

3. Données personnelles traitées

JH’aide applique strictement le principe de minimisation des données (article 5, §1, c) RGPD).

3.1 Données d’identification

• Nom et prénom,
• Adresse postale,
• Adresse e-mail,
• Numéro de téléphone,
• Numéro d’entreprise et coordonnées professionnelles (le cas échéant).

3.2 Données contractuelles et administratives

• Devis, contrats, commandes,
• Factures et données de facturation,
• Correspondances professionnelles (e-mails, messages).

3.3 Données liées aux prestations de community management

• Accès aux comptes professionnels fournis par le client via rôles, invitations ou autorisations (sans conservation volontaire de mots de passe lorsque cela est techniquement possible),
• Données visibles et accessibles sur les comptes gérés (publications, commentaires, messages lorsque cela est expressément demandé),
• Contenus transmis par le client (textes, images, vidéos, logos),
• Statistiques et données analytiques mises à disposition par les plateformes.

Les plateformes de réseaux sociaux (Meta, LinkedIn, etc.) agissent comme responsables de traitement distincts ou co-responsables, selon leurs propres conditions.

JH’aide n’exerce aucun contrôle sur leurs traitements.

3.4 Données liées à l’événementiel

• Informations logistiques nécessaires à l’organisation,
• Coordonnées des intervenants ou prestataires communiquées par le client,
• Listes de participants transmises par le client.

Lorsque JH’aide agit sur base de listes fournies par le client, ce dernier demeure responsable de l’information préalable des personnes concernées.

JH’aide agit alors soit comme sous-traitant, soit comme responsable distinct, selon la mission confiée.

3.5 Données techniques

• Adresse IP,
• Données de navigation,
• Cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site.

3.6 Données de tiers fournies par le client

JH’aide peut être amenée à traiter des données personnelles de tiers (clients finaux, partenaires, participants, employés) communiquées par le client.

Le client garantit être autorisé à transmettre ces données et avoir respecté ses obligations d’information conformément au RGPD.

3.7 Données reçues de manière non sollicitée

Les données personnelles transmises spontanément ou sans nécessité ne sont traitées que dans la stricte mesure nécessaire ou supprimées lorsqu’elles ne sont pas pertinentes au regard des finalités poursuivies.

3.8 Données sensibles

JH’aide ne traite pas, en principe, de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD (données de santé, opinions politiques, convictions religieuses, données biométriques, etc.).

Si de telles données sont communiquées par erreur ou sans nécessité, elles seront supprimées ou retournées, sauf obligation légale contraire.

3.9 Données non conformes

JH’aide se réserve le droit de refuser ou d’interrompre tout traitement de données à caractère personnel apparaissant manifestement contraire au RGPD ou à la législation applicable.

Le client en est informé sans délai et demeure seul responsable de la régularisation de la situation.

4. Finalités des traitements

Les données personnelles sont traitées exclusivement pour les finalités suivantes :

• Exécution et gestion des contrats et prestations,
• Communication professionnelle avec les clients et prospects,
• Gestion administrative, comptable et fiscale,
• Organisation et suivi des missions confiées,
• Gestion des accès aux outils numériques et plateformes,
• Sécurité des systèmes et prévention des abus,
• Respect des obligations légales et réglementaires,
• Amélioration qualitative des services proposés,
• Gestion des réclamations, litiges et procédures précontentieuses ou contentieuses.

Aucune donnée personnelle n’est utilisée à des fins commerciales ou publicitaires sans consentement préalable explicite.

5. Bases légales du traitement (article 6 RGPD)

Les traitements reposent sur une ou plusieurs des bases légales suivantes :

• L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles,
• Le respect d’obligations légales,
• L’intérêt légitime de JH’aide (sécurité, prévention des abus, gestion normale des relations professionnelles),
• Le consentement explicite lorsque celui-ci est requis.

Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime, JH’aide veille à ce que celui-ci ne porte pas atteinte aux droits et libertés fondamentaux des personnes concernées, conformément aux lignes directrices du Comité européen de la protection des données.

Le consentement peut être retiré à tout moment, sans effet rétroactif.

5.1 Tableau de correspondance - finalités, bases légales et durées de conservation

6. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être communiquées, dans la stricte mesure nécessaire, à :

• Des sous-traitants ou partenaires intervenant pour le compte de JH’aide dans l’exécution des prestations,
• Des prestataires techniques, informatiques, comptables ou administratifs,
• Des autorités publiques lorsque la loi l’exige.
• Tout sous-traitant est lié par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD et soumis à une obligation de confidentialité.

Ces destinataires peuvent notamment inclure des prestataires d’hébergement, de messagerie professionnelle, d’outils collaboratifs, de solutions de facturation, ainsi que des plateformes de réseaux sociaux utilisées dans le cadre des prestations de community management ou d’événementiel.

 La liste de ces prestataires peut évoluer en fonction des besoins opérationnels, sans que cela ne constitue une modification substantielle de la présente politique.

7. Transferts de données hors Union européenne

Lorsque l’utilisation d’outils ou de plateformes numériques implique un transfert de données personnelles en dehors de l’Union européenne au sens du chapitre V du RGPD, JH’aide veille à ce que ce transfert repose sur :

• Une décision d’adéquation de la Commission européenne,
• Ou des clauses contractuelles types,
• Ou toute autre garantie appropriée reconnue par le RGPD.

8. Durée de conservation

 Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies :

• Données clients et contractuelles : durée du contrat, augmentée de la durée nécessaire au respect des obligations légales et à la gestion des litiges éventuels,
• Documents comptables et fiscaux : durée légale applicable,
• Accès aux plateformes et outils numériques : supprimés à la fin de la mission,
• Données de prospection : jusqu’au retrait du consentement,
• Cookies : selon leur durée technique.

9. Sécurité des données

 JH’aide met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• Accès limités aux seules personnes autorisées,
• Gestion sécurisée des identifiants,
• Authentification renforcée lorsque possible,
• Sauvegardes régulières,
• Suppression sécurisée des données en fin de mission.

Lorsque des sous-traitants interviennent, l’accès aux données est strictement limité à ce qui est nécessaire à l’exécution de leur mission.

10. Droits des personnes concernées

 Toute personne concernée dispose des droits suivants (articles 12 à 22 RGPD) :

• Droit d’accès,
• Droit de rectification,
• Droit à l’effacement,
• Droit à la limitation du traitement,
• Droit d’opposition,
• Droit à la portabilité des données,
• Droit de retirer son consentement à tout moment.

Les demandes peuvent être adressées à info@jhaide.be.

JH’aide y répond dans un délai maximal d’un (1) mois.

Toute personne dispose également du droit d’introduire un recours juridictionnel effectif conformément à l’article 79 du RGPD.

11. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

 Toute personne peut introduire une réclamation auprès de :

Autorité de protection des données (APD)

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

📧 contact@apd-gba.be

🌐 https://www.autoriteprotectiondonnees.be

12. Violations de données (data breach)

 En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, JH’aide :

• Documente l’incident,
• Prend les mesures correctrices appropriées,
• Notifie l’Autorité de protection des données dans les 72 heures lorsque requis,
• Informe les personnes concernées lorsque la loi l’impose.

Lorsque JH’aide agit en qualité de sous-traitant, toute violation est notifiée sans délai au client responsable de traitement, conformément à l’article 33, §2 du RGPD.

13. Décisions automatisées -  profilage

 JH’aide ne procède à aucune prise de décision automatisée ni à aucun profilage au sens de l’article 22 du RGPD.

14. Cookies

 Le site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement.

Aucun cookie de mesure d’audience ou publicitaire n’est installé sans consentement préalable.

15. Modification de la politique vie privée

La présente Politique Vie Privée peut être modifiée afin de refléter les évolutions légales, réglementaires ou opérationnelles.

En cas de modification substantielle, les clients concernés en seront informés par tout moyen approprié.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de la consultation.